KURUMSAL

KVKK İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

İşbu Aydınlatma Metni, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla As Coton İç Ve Dış Ticaret Ltd. Şti. (“As Coton” veya “Şirket”) olarak 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkeler kapsamında; kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri, kimlere ve hangi amaçlarla aktarım yapılabileceği, bu verilerin muhafazası ve güvenliğinin sağlanması, işleme şartları ortadan kalkan kişisel verilerin imhası, ilgili kişinin kişisel verileri üzerindeki hakları ve bu hakların kullanılması yöntemleriyle ilgili olarak size bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.

1.Aydınlatma Metni’nin Kapsam ve Amacı

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni, As Coton tarafından;

  • Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
  • Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (İlgili Kişi Kategorizasyonu),
  • İlgili kişilerin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
  • İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
  • Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
  • Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı,
  • Kişisel verilerin saklanma süreleri,
  • İlgili kişilerin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini

ayrıntılı olarak belirtmektedir. 

2.Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

As Coton, kişisel verilerinizi matbu form, e-posta, posta, CCTV,  idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. Bu hukuki sebepler; aşağıda belirtilen ilgili kişi kategorileri ile akdedilen sözleşmelere ilişkin olarak; sözleşmenin kurulması ve ifası, As Coton’un ilgili kişisel veri işleme sürecinin kanundan kaynaklanması, As Coton’un hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin kendisi tarafından kişisel verilerin aleni kılınması ve istisnai hallerde meşru menfaat olmaktadır.

3.İlgili Kişi Kategorizasyonu

As Coton, kişisel verilerini işlediği ilgili kişileri aşağıdaki şekilde gruplamaktadır:

        i.        Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

       ii.        Ziyaretçi

      iii.        Çevrimiçi Ziyaretçi

      iv.        Tedarikçi (Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi)

 

 

 

 

 

4.Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

 

No

İlgili Kişi

Veri Kategorisi

Veri Türleri

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

 

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası

İletişim Bilgisi

E-posta, Telefon

Finansal Bilgi

Banka Hesap Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri

 

Müşteri İşlem Bilgisi

Müşteri Memnuniyet Bilgileri

Hukuki İşlem Bilgisi

Sözleşme, İmza

Lokasyon Bilgisi

Adres

 

2.

Ziyaretçi

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad

Mesleki Deneyim

Çalıştığı Kurum Bilgisi

Diğer

CCTV

 

3.

Çevrimiçi Ziyaretçi

İşlem Güvenliği Bilgisi

Cihaz, Marka, Model, 5651 IP Logları

Hukuki İşlem Bilgisi

IP Adresi ve trafik bilgisi kapsamına giren diğer veriler

 

4.

 

 

Tedarikçi (Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi)

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Doğum Tarihi

İletişim Bilgisi

E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Hesap Numarası, IBAN Numarası, Banka Hesap Bilgileri, Ödeme Bilgileri

Mesleki Deneyim

Unvan, Meslek, Eğitim Sertifikaları

Özel Nitelikli Kişisel Veri/ Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

Adli Sicil Kaydı

Hukuki İşlem Bilgisi

Sözleşme, İmza

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Fotoğraf

 

5.Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel veriler, As Coton tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;

  • Şirket Tarafından Yürütülen Ticari Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimleri Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi
  • İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
  • Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi
  • İşlem Güvenliğinin Sağlanması
  • Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
  • Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Şirket Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası
  • İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
  • Hizmet Alınan Tedarikçinin Yönetmeliklere Uygun, Yeterli Deneyim ve Eğitime Sahip Olduğunun Teyit Edilmesi
  • Sözleşme Süreçlerinin ve/veya Hukuki Taleplerin Takibi
  • Ürünlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Teklif Toplama, Fiyat Sorgulama, Sipariş Açma, Siparişlerin Takibi
  • Müşteri Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi
  • Müşteri Memnuniyeti Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Ürün ve/veya Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
  • Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
  • Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Sipariş Formlarına İstinaden Yapılan Tasarımları Müşteri ile İrtibata Geçerek Sunmak
  • Şirketin Sunduğu Ürün veya Hizmetlerden En Yüksek Faydanın Elde Edilmesi İçin İlgili Süreçlerin Planlanması ve İcrası
  • Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
  • İş Sağlığı ve/veya Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  • Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
  • Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması

 

 

6.Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

As Coton, kişisel verileri yalnızca işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. Maddesine uygun olarak yurt içindeki tedarikçilerimize ve kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlara aktarmaktadır.

Üçüncü kişilerden alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; ilgili kişi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.

No

İlgili Kişi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

 

Klişe üretimi, tasarımların işlenmesi için müşteri kişisel verilerinin tedarikçilerle paylaşılması; Şirket denetimleri sırasında denetim kapsamında ilgili verilerin denetçi firmalar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.  

2.

Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

Tedarik edilen mallardaki/hizmetlerdeki hatanın bildirimi ve sorunun çözümü süreçlerinde kişisel veri paylaşımı bulunmamaktadır.; Cari, Tam ve BA/BS mutabakatlarının elektronik ortamda yapılması için hizmet alınan üçüncü taraf(mali müşavir) ile paylaşılması; Şirket denetimleri sırasında denetim kapsamında ilgili verilerin denetçi firmalar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.  

 

7.Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen Kişisel Veri Paylaşımı

No

İlgili Kişi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Müşteri (Müşteri Çalışanı, Müşteri Temsilcisi)

Mevzuatta ve sözleşmelerde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yasal işlemlerin takip edilmesi amacıyla resmi kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılması söz konusudur.

2.

Ziyaretçi / Çevrimiçi Ziyaretçi

As Coton, web sitelerini ziyarete ilişkin kişisel veriler ve gezinme bilgileri gibi trafik bilgilerinin hukuki yükümlülükler kapsamında (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere As Coton’un yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; Log kayıtlarının resmi kurumlar ile paylaşılması; ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması söz konusudur.

3.

Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi

Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin avukat ile paylaşılması; ve Mevzuatta ve Tedarikçi ile akdedilen sözleşmelerde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla resmi kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

 

8.Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

As Coton, işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda yer alan bu süreler aşağıdaki gibidir:

Veri Tipi

Saklama Süresi

Hukuki Dayanağı

Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler

Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun

Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları)

15 Gün

Güvenliğin Sağlanması

Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler

2 Yıl

5651 Sayılı Kanun

Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler

Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun

Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar

10 yıl

6098 Sayılı Kanun

 

9.İlgili Kişilerin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

İlgili Kişilerin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:

(1)Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(2)Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(3)Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(4)Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(5)Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

(6)KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(7)(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(8)İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(9)Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla As Coton resmi e-mail adresi kvkk@ascotonambalaj.com üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.

10.Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları

As Coton, iş süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, web Sitesi, e-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

As Coton tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

As Coton tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

As Coton tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

As Coton, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

 

11.Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nde Yapılacak Değişiklikler

As Coton, işbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nde her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nin yayımlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Aydınlatma Metni’ndeki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme uygun kanallardan yapılacaktır.

 

 

İlgili kişi başvuru formu'nu indirmek için tıklayınız.